ketika sobat ingin membuat satu satu set dokumen,seperti surat formulir yang dikirim kebanyak pelanggan atau lembar label alamat, mungkin akan menghabiskan banyak waktu, apalagi formulir tersebut banyak mengalami perubahan.
disinilah sobat memerlukan mail merge karena hanya merubah satu halaman saja yang sobat lakukan tanpa merubah halaman lain yang sama tapi kontak pengirim berbeda, disini admin langsung saja tanpa banyak bla..bla..bla.
sekarang sobat ikuti langkah-langkah berikut.
Tahap PERTAMA, siapkan dokumen kosong di Microsoft world sobat / buka new dokumen sobat, buatlah text sebagai contoh di halaman kosong
Nama : 1
Alamat :
Perihal :
kalau sudah taruh kursor di depan "Nama : " kemudian lihat
gb.01 Kolom Tab di bawah ini (tanda panah yang bernomor adalah panduan admin)
Gb.01(kolom TAB)
Tahap KEDUA, pada
tab pilih
Mailings, seperti kursor pada gb diats kemudian clik
Select Recipients,(
pada keterangan gb.01 di atas no 2) maka akan terlihat group recipients :
- Type New List..(di gunakan untuk membuat data base baru)
- Use Existing List..(di gunakan apabila sobat sudah memiliki data base)
- Select from Outlock Contacts..(di gunakan apabila sobat ingin mengambil data base dari alamat di Microsoft Outlock)
Karena Admin mengganggap sobat belum memiliki
data baase (
ket; data yang nantinya akan menjadi sumber dari halaman sobat mis; nama, alamat, dll) maka pilih
Type New List.. selanjutnya sobat akan masuk pada form seperti pada
gb.02 form New Address List di bawah ini.
Gb.02(kolom TAB)
Tahap KETIGA, pada form New Address List diatas sobat sudah di berikan database bawaan pada kolom data mail merge yang berisi (
Title, first Name, Last name, Company Name, Address Line 1, dll..). sekarang sobat ganti database bawaan tersebut dengan data yang akan kita buat, caranya clik tombol
Customize Columns... seperti gambar diatas.
sehingga tampil
form Customize Address List seperti pada
gb.03
Gb.03(Form Customize Address List)
Tahap Ke empat, untuk merubah database dari form 1 sehingga akan tampil seperti pada form 2 maka sobat harus menghapus dahulu database bawaan tersebut caranya
- dengan mengarahkan kursor ke Title kemudian clik Delete begitu seterusnya sampai pada kolom Field Names kosong.
- kemudian clik Add untuk membuat data baru seperti pada form 3 isikan pada kolom Type a name foryour field " Nama" kemudian clik OK,
- lanjutkan cara ke 2 untuk menambahkan data "Alamat" dan "Perihal". sehingga pada kolom Field Names form 1 akan terlihat seperti form 2. kalau sudah clik OK
(atau bisa juga di Rename begitu seterusnya sampai pada kolom Field Names terisi database yang diperlukan.)
sekarang lanjutkan dengan mengisi pada form data base seperti gambar di bawah ini
pada gambar diatas telah tampil kolom data yang kita perlukan seperti nama, Alamat, dan perihal, di form New Address List sobat mungkin masih kosong, jadi isikan seperti contoh:
kolom Nama : Bank Indonesia
kolom Alamat : Jl. Latihan
Perihal :Materi tutorial Mail Marge
jika sobat ingin menambah kolom isi data, sobat tinggal meng clik
New Entry, sedang
Delete Entry di unakan untuk menghapus baris data base.
sekarang sebelum sobat melangkah selanjutnya admin akan menerangkan fungsi tombol-tombol didalam form New Address List.
New Entry, digunakan untuk menambah kolom isi data,
Delete Entry di unakan untuk menghapus baris data base.
Setelah tahap ini secara otomatis form simpan data mailmarge akan tampil, usahakan untuk menyimpan data mailmarge ditempatkan dalam satu folder dengan file microsoft worldnya, dsimpanlah
Tahap KEEMPAT,sekarang data base mail
